Las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) son los recursos y herramientas que se utilizan para el proceso, administración y distribución de la información a través de elementos tecnológicos, como: ordenadores, teléfonos, televisores, etc.
La Contabilidad de ayer y hoy
En la antigüedad, llevar el control de un negocio a través de la contabilidad era muy tedioso y cansador. Para registrar y ordenar documentos sin ningún tipo de herramienta que dé soporte en el proceso se tardaba una gran cantidad de tiempo hasta obtener los informes requeridos.
En la actualidad el trabajo del contador y su rol ha pasado a ser de mayor relevancia dentro de cualquier empresa, para poder determinar una decisión se enfocan en la base de datos informativos que obtienen los contadores todo esto gracias al uso de un sistema de información contable.
Los avances tecnológicos que han de incorporarse a los sistemas concretos de las organizaciones ofrecen extraordinarias posibilidades para manejar gran cantidad de datos. Sin embargo, el tema fundamental pasa por convertir dichos datos en información valiosa para las organizaciones, para el manejo operativo, de control gerencial y para el planeamiento estratégico. Este hecho implica observar ciertos principios que deben estar subyacentes en la administración de información y que deben regir la selección de la herramienta concreta (medio de registración) para un ente particular. La Contabilidad pretende medir y comunicar información relevante sobre actividades socioeconómicas pasadas y presentes, estructurar sistemas contables concretos, construir modelos que permitan evaluar el desempeño de las organizaciones y efectuar proyecciones futuras de manera que sirvan de soporte a los tomadores de decisiones, habrá de tomar en consideración aspectos técnicos y cuestiones vinculadas con la conducta de los individuos que participan en el proceso de generación, administración y comunicación de información y en las alternativas que existen para ello.
Los avances tecnológicos que han de incorporarse a los sistemas concretos de las organizaciones ofrecen extraordinarias posibilidades para manejar gran cantidad de datos. Sin embargo, el tema fundamental pasa por convertir dichos datos en información valiosa para las organizaciones, para el manejo operativo, de control gerencial y para el planeamiento estratégico. Este hecho implica observar ciertos principios que deben estar subyacentes en la administración de información y que deben regir la selección de la herramienta concreta (medio de registración) para un ente particular.
¿Qué es un Sistema de Gestión Contable?
Un sistema contable es un software de gestión contable que reemplaza las hojas de cálculo y permite el control y registro de la totalidad de los gastos e ingresos (y cualquier otra operación económica) de una entidad de forma totalmente digital.
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación y una relación aceptable de costo/beneficio.Un sistema contable de cualquier empresa debe ejecutar tres pasos básicos:
1. Registro de la actividad financiera.
2. Clasificación de la información.
3. Resumen de la información.
El proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.Los beneficios de usar programas de contabilidad son:
- Ahorro de tiempo: Un programa de contabilidad permite tener plantillas predefinidas para una entrada más rápida y con ello, ahorrar tiempo.
- Seguridad de los datos: Los contactos registrados y los recibos no se pierden si el dispositivo desaparece, puesto que todo está almacenado en la nube.
- Mejora en la gestión: Un programa contable nos aporta un suministro de información muy útil para la gestión empresarial. A partir de esta información, el software contable nos brindará la posibilidad de generar los informes necesarios para tomar decisiones oportunas nuestro proyecto.
- Centralización de los datos: La gestión y la base de clientes en el mismo programa informático permiten para llevar tu contabilidad a todas partes (facturas, recibos, existencias, contacto).
- Automatización de tareas: Este tipo de programas permite automatizar ciertas acciones, para que en el momento de registrar una acción en un sistema (crear facturas, la venta de artículos), el software de contabilidad se encargue automáticamente de crear los asientos contables correspondientes.
- Actualizar datos en tiempo real: Otra de las ventajas es que al tener los datos almacenados en la nube, estos son accesibles en tiempo real para su administración.
- Evitar multas y sanciones: Si utilizas un software certificado, estarás cumpliendo con las normas de contabilidad y facturación establecidas por la Ley, así evitas multas y sanciones.
- Reducción de errores: Estos sistemas contables realizan los cálculos con mayor exactitud y están diseñados para minimizar los errores en las acciones a efectuar.
- Realización de Informes: Otra de las ventajas de los programas de contabilidad online es que permiten crear informes de Diarios, Mayores, Estados Financieros, rápidamente para poder visualizar la información requerida y tomar decisiones. En muchos casos se pueden exportar para enviarlos a un correo electrónico.
- No necesitan formación especializada: Muchos de estos programas están destinados a todos los profesionales, por lo que no es necesaria una formación contable para poder utilizarlos. Una gran ventaja de los programas de contabilidad online.
El Rol del Contador en los Emprendimientos
La profesión del contador público se basa en aplicar, controlar e interpretar la contabilidad de una organización o persona, con el fin de elaborar informes que sirvan en la toma de decisiones tanto por la gerencia como por terceros interesados. La profesión contable es una carrera que, al igual que otras, está caracterizada por factores que influyen en su desarrollo, entre los cuales se pueden describir: la percepción, el nivel de formación y la actualización de habilidades-conocimientos.
Debido a estos avances tecnológicos, la profesión del contador público se ha visto en la necesidad de reinventarse y adaptarse, porque los profesionales no deben ser ajenos a estos cambios, sobre todo, cuando este dinamismo tecnológico influye directamente en la evolución de la profesión. Por lo antes señalado, es notable que, a medida que evoluciona la tecnología, debe materializarse un avance de la profesión, requiriendo para ello que los contadores estén actualizados y preparados en todos los elementos que vayan surgiendo: procesos, herramientas digitales, entre otros.
Para estar a la vanguardia de la tecnología, el contador y asesor fiscal debe dominar cuatro aspectos básicos:
1. Conocimientos esenciales de la contabilidad y fiscal.
2. Cultura general.
3. Conocimiento organizacional y de negocios.
4. Conocimiento actualizado de tecnología de información.
Sin estos 4 aspectos básicos, el contador y asesor fiscal no tendrían éxito, ya que es indispensable tener cultura general, conocimientos de contabilidad, de negocios y de tecnología de información.
Imagínese que usted es dueño de una empresa y ha tenido problemas contables, por lo que necesita contratar a un contador. Lógicamente que preferirá contratar a alguien preparado, con mucha experiencia y que sepa utilizar las tecnologías de información para llevar a cabo su contabilidad de manera rápida y efectiva, y así ver las posibles causas de los problemas contables que tenga su empresa.
La tecnología aplicada al área fiscal
La tecnología es esencial en esta área ya que le sirve para realizar sus funciones tales como planeación fiscal, cumplimiento de obligaciones, emisión de reportes, salvaguarda de información y por su puesto el pago de impuestos ya que esta última área debe enfocarse en buscar soluciones que estén de acuerdo a los objetivos y estrategias de la organización y así otorgar efectividad en sus funciones. Debido a lo anterior, explorar el uso de herramientas tecnológicas para facilitar
estas tareas es de suma importancia.
El destinar recursos económicos para la implementación de herramientas tecnológicas enfocadas al área fiscal que de forma subsecuente se integre a los procesos y herramientas de dos áreas muy importantes también las cuales son la contable y financiera de las organizaciones, sería el primer paso para conseguir lo anterior.
Para que el área fiscal pueda desempeñarse de una mejor manera y las TIC representen una ventaja competitiva para la organización y las características de los sistemas fiscales que busquen implementarse, deben cubrir al menos los siguientes aspectos:
a) En función de la complejidad del negocio, deben permitir el control y seguimiento
de las obligaciones fiscales, a nivel geográfico, funcional y de entidad. Un control y monitoreo adecuado respecto del avance en el cumplimiento de las obligaciones fiscales genera mucho más confianza a los accionistas y alta dirección en términos de visibilidad, calidad y oportunidad en la toma de decisiones.
b) Deben permitir monitorear riesgos fiscales a través de su correcta identificación, clasificación y cuantificación. Las posturas fiscales inciertas que se originan por la falta de claridad en las disposiciones fiscales podría generar un impacto fiscal y financiero importante, por lo que su adecuado y oportuno manejo se vuelve esencial para evitar en la medida de lo posible contingencias futuras
significativas.
c) Debe servir como archivo electrónico de toda la información y documentación relevante que permita optimizar el tiempo de respuesta en caso de alguna auditoría interna o por parte de terceros.
El principal objetivo de la implementación de las TIC es satisfacer las necesidades de las empresas para que estén actualizadas y así poder responder a las regulaciones cambiantes, administrar sus riesgos fiscales, lograr una reducción de impuestos a corto plazo, mejorar la eficiencia del departamento contable, así como optimizar el uso de la tecnología en el área fiscal.
Herramientas al alcance del Emprendedor
Si sos propietario de una pequeña empresa debés considerar la implementación de la tecnología en tu proceso de planificación, para garantizar una integración simplificada y hacer espacio a una expansión futura.
Todo emprendedor tiene a su disposición desde software de gestión hasta aplicaciones en dispositivos móviles, para desarrollar sus ventajas competitivas en el mercado.
Entre los múltiples beneficios que proporciona la implementación de tecnología en las empresas, se cuentan:
- Optimización de procesos: desde la contabilidad hasta gestión y control de cadena de suministro -además de las operaciones de producción- pueden ser simplificadas y mejoradas mediante herramientas tecnológicas, obteniendo así ventajas competitivas con las cuales posicionarse en el mercado.
- Mayor productividad: la simplificación y automatización de procesos, así como la disminución de errores, se traducen en un incremento de la productividad.
- Reducción de costos: la optimización de procesos, así como el ahorro de tiempo y la eliminación de errores manuales, pueden derivar en una reducción de los costos operacionales.
- Mejor toma de decisiones: gran parte de las tecnologías modernas entregan información relevante de los procesos que ejecutan, datos de gran valor para sustentar la toma de decisiones.
- Mayor competitividad: todo lo anterior deriva en un incremento de la competitividad, ayudando a las empresas a posicionarse mejor en sus respectivos mercados.
¿Cuántas herramientas digitales necesitas utilizar? Nosotros hemos hecho una pequeña recopilación con algunas de las que te facilitarán muchas de las tareas del día a día y que, en algunos casos, tienen una característica en común: son gratuitas.
WordPress
Una buena opción para crear una página web. Sabemos que la página que creemos nosotros jamás será como la que nos haga un profesional, pero WordPress es un buen lugar para comenzar y evitar costes extraordinarios. Como ellos mismos anuncian, el 30% de Internet utiliza este gestor de contenidos diseñado para la realización sencilla de blogs y webs en general. Consta de una plantilla (gratuita o de pago) y un programa sencillo e intuitivo de utilizar.
Google Analytics
Google nos ofrece gratuitamente una gran herramienta para saber cómo evoluciona nuestra web y qué opciones de mejora tiene. Sus características: cumple perfectamente su función, es gratuita y propiedad de Google, la han convertido en una de las principales herramientas para conocer las estadísticas web en tiempo real y es usada actualmente por más de 10 millones de empresas.Además, nos permite disponer de una gran cantidad de datos sobre la web, las campañas, el público (demográficos, de idioma, de edad, etc.), sus intereses y la forma de interactuar.
Hootsuite
Esta herramienta es realmente útil para gestionar las redes sociales de tu empresa, sobre todo si tienes perfiles sociales en distintas plataformas. Podrás programar las publicaciones y recibir información acerca de su alcance e interacción, y todo ello desde un mismo dispositivo. Su versión gratuita te permite programar todos los artículos que deseas, ahorrando así tiempo que podrás invertir en otras tareas.Pero Hootsuite no es solo organización y publicación de mensajes. También nos aporta análisis muy completos para mejorar los resultados en las distintas redes sociales que manejamos: seguimiento de campañas, número de retweets diarios y por ubicación, o unos gráficos realmente sencillos e intuitivos.
Evernote
Con esta app podrás organizar el trabajo mediante el archivo de notas y de casi cualquier tipo de información. Es un bloc de notas que almacena todo tipo de información (notas personales, correos, imágenes o videos), con el que puedes gestionar lo necesario para la organización de tu trabajo. En definitiva, podrás llevar la oficina en tu smartphone.
Dropbox
Este es el programa referencia para compartir archivos pesados porque, entre otras cosas, permite entrar a tu cuenta desde cualquier dispositivo y trabajar con los documentos, ya sean texto, imágenes o vídeos. Además, permite compartirlos con socios, trabajadores, clientes o colaboradores.No es la única plataforma de almacenamiento en la nube pero sí es probablemente la referencia cuando buscamos una solución para almacenar información en la red o una pasarela de intercambio de documentos.
BIMS
Este es un programa que utilizan a diario más de 800 negocios del Paraguay por su facilidad para llevar al día las facturas. Con un interfaz muy intuitivo y sin ninguna limitación en sus funciones, Bims te permite un perfecto control tanto de las compras como de las ventas (facturación electrónica), la creación de un completo catálogo de productos, la cartera de clientes, la gestión de producción más stock y por supuesto la integración contable que garantice la optimización de toda la información generada.
CANVA
Canva es una estupenda herramienta que te permitirá realizar diferentes diseños gráficos y editar fotos para tu web, redes sociales e incluso para tu día a día. Actualmente cuenta con más de 10 millones de usuarios que han creado más de 100 millones de diseños.Su uso te resultará bastante fácil y seguro que agradeces los muchos recursos, tanto gráficos como de texto, que te ofrece. Además, las creaciones se van guardando en la herramienta y puedes recuperarlas y realizar modificaciones siempre que quieras.
Mailchimp
Esta es una de las herramientas más populares para automatizar servicios de marketing por correo electrónico. Con una interfaz muy fácil de usar y muy buen soporte, que se integra fácilmente con plataformas como WordPress o Shopify, podrás compartir campañas por correo electrónico, respuestas automáticas, segmentar contactos en grupos y te permitirá hacer un seguimiento de los resultados. Además, podrás configurar los tiempos de entrega en función de las zonas horarias del receptor y la segmentación en función de la geolocalización.
No seas como el camarón… que no te lleve la corriente…
La globalización, de la mano de los avances tecnológicos, ha logrado acortar distancias, disminuir brechas culturales y también mejorar economías y comercios. De esta manera, los emprendedores han aprovechado el fácil acceso a nuevas herramientas digitales para potenciar sus negocios y llegar a nuevos clientes, que pasan de ser locales, a nacionales e incluso muchas veces, internacionales. En esta línea, la llegada de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación), también han permitido que las tiendas se conviertan en digitales y los vendedores apuesten por ser productores, administradores y publicistas de sus propias marcas. Actualmente, un local o una oficina puede ser simplemente un teléfono móvil, otorgando la facilidad de atender a clientes desde cualquier parte del mundo. La comunicación se hace eficiente, gracias a plataformas como Facebook, Twitter, WhatsApp, e incluso, páginas de venta online.
De esta forma, tecnología y emprendimiento se unen para invitar a los emprendedores a desarrollar procesos innovadores y creativos, que permitan mejorar, abaratar y optimizar sus recursos.
Súbete a la hora de la innovación tecnológica y garantizá el éxito de tu emprendimiento.
Redactado por: Cynthia Boris
Emprendimiento: Business Lab
